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Kategorie

Geschäftsprozess-Optimierung

Technologien

Niedriger Code

Über das Projekt

Vor der Implementierung von Invoice Manager standen wir vor mehreren Herausforderungen bei der Rechnungsstellung. Die manuelle Verwaltung von Rechnungen führte häufig zu Fehlern, falsch zugeordneten Zahlungen und Ineffizienzen, die den Cashflow unterbrachen. Da wir Verträge und Tarife für verschiedene interne Teams und Subunternehmer haben, brauchten wir ein Tool, das eine genaue Rechnungsstellung und pünktliche Zahlungen gewährleistet und gleichzeitig finanzielle Risiken mindert. Außerdem war die Rechnungsstellung für Subunternehmer ein komplexer Prozess, da die erbrachten Leistungen und die Vertragsbedingungen genau aufeinander abgestimmt werden mussten. Ohne ein zentrales Tool zur Verwaltung dieses Prozesses war unser Rechnungsstellungsprozess arbeitsintensiv und fehleranfällig. Um diese Probleme zu lösen, brauchten wir eine Rechnungsstellungslösung, die die Rechnungsstellung automatisiert, die Genauigkeit erhöht und die Einhaltung aller vertraglichen Verpflichtungen gewährleistet. Invoice Manager war die Antwort auf diese Herausforderungen.

Herausforderungen

Die Implementierung einer Lösung zur Automatisierung der Rechnungsstellung und der Finanzprozesse war mit einigen Herausforderungen verbunden:

  • Die Komplexität von Tarifen und Verträgen: Wir arbeiten sowohl mit internen Teams als auch mit Subunternehmern zusammen, die jeweils unterschiedliche Tarife und Vertragsbedingungen haben. Um sicherzustellen, dass die Rechnungen die richtigen Tarife und Dienstleistungen widerspiegeln, war eine sorgfältige Verwaltung und Automatisierung erforderlich.
  • Fakturierung von Subunternehmern: Das Tool sollte die Zahlungen für Subunternehmer genau verwalten und sicherstellen, dass nur die vereinbarten Leistungen in Rechnung gestellt wurden.
  • Verfolgung des Zahlungsstatus: Um pünktliche Zahlungen zu gewährleisten und den Cashflow aufrechtzuerhalten, müssen Sie den Zahlungsstatus in Echtzeit verfolgen und potenzielle finanzielle Risiken erkennen können.
  • Integration mit bestehenden Tools: Das neue Fakturierungstool musste in unser bestehendes internes Tool, PM Autotools, integriert werden, um Daten zu Aufgaben, Tarifen und Dienstleistungen zusammenzufassen.

Lösung

Invoice Manager ist ein internes Tool, das den Rechnungsstellungsprozess vereinfacht und automatisiert. Es integriert Daten von Tarifkarten, Verträgen und PM Autotools und ermöglicht so eine präzise Erstellung, Verwaltung und Verfolgung von Rechnungen. Zu den wichtigsten Funktionen von Invoice Manager gehören:

  • Automatisierte Rechnungsstellung: Das Tool automatisierte die Erstellung von Rechnungen und stellte sicher, dass die in Rechnung gestellten Beträge mit den Vertragsbedingungen und akzeptierten Dokumenten übereinstimmten. Durch diese Automatisierung wurden menschliche Fehler vermieden, der Rechnungsstellungsprozess beschleunigt und die betriebliche Effizienz insgesamt verbessert.
  • Integration von Tarifkarten: Invoice Manager ist sowohl mit internen als auch mit externen Tarifen kompatibel und stellt so sicher, dass die in Rechnung gestellten Beträge mit den vereinbarten Tarifen übereinstimmen. Diese Funktion ermöglichte die Anpassung von Leistungen und Tarifen und reduzierte so das Potenzial für Diskrepanzen.
  • Fakturierung von Subunternehmern: Das Tool bot eine spezielle Funktion zur Verwaltung von Zahlungen an Subunternehmer, die sicherstellte, dass nur vereinbarte Leistungen in Rechnung gestellt wurden und dass diese mit den Vertragsbedingungen übereinstimmten. Dadurch wurde das Risiko einer Über- oder Unterfakturierung von Subunternehmern reduziert.
  • Verfolgung des Zahlungsstatus: Invoice Manager verfolgte den Zahlungsstatus in Echtzeit und ermöglichte es uns, ausstehende Rechnungen zu überwachen, rechtzeitige Zahlungen sicherzustellen und einen gesunden Cashflow aufrechtzuerhalten. Diese Funktion minderte die finanziellen Risiken, indem sie uns Einblicke in verspätete Zahlungen verschaffte und uns half, die finanzielle Gesundheit zu verwalten.

Um sicherzustellen, dass Invoice Manager unsere Herausforderungen im Bereich der Rechnungsstellung vollständig löst, haben wir eine intensive Erkundungsphase eingelegt. Ein engagiertes Team aus Finanz- und Technikexperten analysierte den bestehenden Rechnungsstellungsprozess, ermittelte Schmerzpunkte und sammelte Anforderungen an das neue Tool. Wir erstellten detaillierte Wireframes, technische Spezifikationen und Arbeitsabläufe, die die wichtigsten Funktionen enthielten, die zur Gewährleistung der finanziellen Genauigkeit und Einhaltung der Vorschriften erforderlich waren. Der Implementierungsprozess für Invoice Manager umfasste die folgenden wichtigen Schritte:

  • Kundenspezifische Entwicklung: Der Invoice Manager wurde speziell für die Integration mit PM Autotools, Tarifkarten und Vertragsdaten entwickelt. Das Team hat das Tool auf unsere spezifischen Finanzprozesse zugeschnitten.
  • Verfolgung in Echtzeit: Das Tool wurde entwickelt, um den Zahlungsstatus in Echtzeit zu verfolgen und so einen klaren Überblick über ausstehende Rechnungen und Zahlungsverzögerungen zu erhalten. Diese Funktion ermöglichte es unserem Finanzteam, den Überblick über das Cashflow-Management zu behalten.
  • Reibungslose Integration: Das Tool wurde in unsere bestehenden Systeme integriert, so dass es Daten aus PM Autotools beziehen kann und einen reibungslosen Workflow zwischen Projektmanagement und Finanzoperationen gewährleistet.

Verwendete Technologien

Niedriger Code

Ergebnisse

Der Einsatz von Invoice Manager brachte Ascendro mehrere wichtige Vorteile für seine Finanzgeschäfte:

  • Verbesserte Genauigkeit: Durch die Automatisierung des Rechnungsstellungsprozesses wurden menschliche Fehler vermieden und sichergestellt, dass die Rechnungen mit den vereinbarten Vertragsbedingungen und den akzeptierten Tarifen übereinstimmten.
  • Verbesserte Effizienz: Durch die Automatisierung der Rechnungsstellung konnten wir Zeit und Ressourcen für strategischere Initiativen einsetzen und so die betriebliche Effizienz insgesamt optimieren.
  • Besseres Cash-Flow-Management: Durch die Verfolgung der Zahlungen in Echtzeit konnten wir einen gesunden Cashflow aufrechterhalten, pünktliche Zahlungen sicherstellen und finanzielle Risiken minimieren.
  • Erhöhte Transparenz: Invoice Manager förderte die finanzielle Transparenz durch klare und genaue Aufzeichnungen aller Transaktionen

Blickwinkel

Invoice Manager hat sich zu einem wichtigen Werkzeug in unserem Finanzmanagement-Ökosystem entwickelt und spielt eine Schlüsselrolle bei der Sicherstellung der Genauigkeit, der Einhaltung von Vorschriften und der Effizienz von Rechnungsstellungsprozessen. Das Tool hat uns in Echtzeit Einblicke in den Zahlungsstatus und die finanzielle Situation verschafft, so dass wir Risiken minimieren und starke Kundenbeziehungen pflegen können. Der Erfolg von Invoice Manager unterstreicht unser Engagement für operative Exzellenz und finanzielle Transparenz, und das Unternehmen sucht weiterhin nach neuen Möglichkeiten, seine internen Tools zu verbessern, um das langfristige Geschäftswachstum zu unterstützen. Invoice Manager ist ein Beweis für unser Engagement für Präzision, Effizienz und Transparenz im Finanzbereich. Durch die Automatisierung und Rationalisierung der Rechnungsstellung haben wir die Genauigkeit erhöht, das Cashflow-Management verbessert und das Vertrauen sowohl bei Kunden als auch bei Subunternehmern gestärkt. Dieses maßgeschneiderte Tool ist zu einem unverzichtbaren Bestandteil unserer Arbeit geworden und ermöglicht es uns, uns auf die Erbringung qualitativ hochwertiger Dienstleistungen zu konzentrieren und gleichzeitig eine solide finanzielle Grundlage zu erhalten.

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